我先說下我的情況：每個月大概要收到5000~6000封Email，小團(tuán)隊leader，但也屬于執(zhí)行層。這就意味著，郵件不能像高管那樣只看標(biāo)題或看收件人是誰然后決定是否閱讀該郵件，而是必須做到“處理”每一封郵件。那么Email的處理效率高將會極大的幫我節(jié)省時間。

直接列提綱：

一、為什么要用郵件

二、如何管理郵件

1.分類信息

Tip1：設(shè)置5~8個收件夾。切記不要超過10個！

Tip2：設(shè)置收件規(guī)則。讓部分郵件自動收納到對應(yīng)文件夾。

2.初步處理

Tip3：精簡Outlook的整體界面，擴(kuò)大主要信息區(qū)域的面積。

Tip4：精簡郵件列表區(qū)域，一目十行不再難。

Tip5：對話功能！批量處理郵件不是夢。

Tip6：刪除不必要的列項目。

Tip7：設(shè)置快捷動作，秒入文件夾。

Tip8：設(shè)置快速訪問工具欄

Tip9：不要讓outlook偷走你的時間——免打擾

Tip10：批量輸入收件人——收件人分組

Tip11：有EA的人當(dāng)我前面白寫

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一、為什么要用郵件

職場中主要有四種溝通方式：面懟，電話噴，微信騷擾(即使通訊類)和郵件大字報。很多職場新人甚至老員工常常無法很好地區(qū)分什么情況下要用什么溝通方式。我的建議是：

• 面談：緊急重要類，開會舌戰(zhàn)群儒類，找高管（高管一般不會接你電話的）。

• 電話噴：較緊急的異地溝通，可以很好地聯(lián)絡(luò)感情。

• 微信騷擾：可以理解為留言類，只是簡單溝通，無機(jī)密信息，較不緊急

• 郵件大字報：不太緊急事務(wù)，資料類，最最重要的就是憑證功能！白紙黑字地承諾！

以上應(yīng)該有助于各位理解這幾種溝通方式的優(yōu)劣勢了。

二、如何收郵件

我將按照“分類信息->初步處理->二（多）次處理”的管理流程來講解我的心得和技巧。

1.分類信息

Tip1：按照你的工作內(nèi)容，設(shè)置5~8個收件夾（不包含主收件夾）。切記不要超過10個！

比如我的，按照閱讀、處理優(yōu)先順序，排序如下：

第一個是“上司”（最重要），上司之事無小事，必須第一時間跟進(jìn)??！

第二個是“主收件箱”（包含重要緊急類），用于直接收未經(jīng)過任何分類的郵件。這個大概占了我80%的郵件。這些就是后續(xù)要好好處理的郵件了

第三個是“待處理”（重要，不緊急），用于第一次閱讀郵件后無法短時間解決的，需要持續(xù)跟進(jìn)的。

第四個是“報表”（不重要，不緊急，可能閱讀的頻率中等），查收一些定期發(fā)送的大型表格。相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫，需要調(diào)取時才會看。

第五個是“其他”（不重要，不緊急，需要隔較長時間掃描式的看一看），用于一些特定人群的郵件10封有1封和你相關(guān)的，不看不行，看又浪費(fèi)時間。那么就要集中看，比如一周集中看一次，正文沒有你的名字就過。

第六個是“備忘”（不重要，不緊急，可能閱讀的頻率低），用于一些資料類郵件，不會?？?，但偶爾要查閱。如表格資料，公司某個新規(guī)定細(xì)則。及時歸檔至此能夠節(jié)約超乎你預(yù)料的時間。

第七個是“已閱”（不重要，不緊急，基本不會再看），用于存放不會第二次看的郵件。這個基本占我85%的內(nèi)容?？催^即扔。

為什么最好不要超過10個？

我剛?cè)肼殨r也會設(shè)置N多個收件夾，但后來發(fā)現(xiàn)兩個問題

1.“將收件箱的郵件整理到對應(yīng)的文件夾”這個動作實際沒有太大用處，這浪費(fèi)了我大量時間，而且分的也很累。

2.80%~90%的郵件你基本不會再看第二次了。

Tip2：設(shè)置收件規(guī)則。讓部分郵件自動收納到對應(yīng)文件夾。

對于一些特定的人，特定的主題，我強(qiáng)烈建議使用這個設(shè)置。不要小看系統(tǒng)規(guī)則的作用，這個至少幫我屏蔽了20%~30%的郵件。

★設(shè)置路徑：開始-移動（模塊）-規(guī)則-創(chuàng)建規(guī)則-按照向?qū)瓿稍O(shè)置即可。

設(shè)置后的效果就是主收件箱一旦收到符合對應(yīng)條件的郵件就會直接放到對應(yīng)的文件夾中。

2.初步處理

這個主要是對主收件箱的處理，首先我們需要重置閱讀視圖，提高閱讀效率。

Tip3：精簡Outlook的界面模塊

完整的一般是四個模塊，從左到右：收件夾、郵件列表、郵件正文、日歷/待辦事項。

我自己是取消了“日歷/待辦事項”模塊，我自己試過，不是很好用或者用其他辦法可以更好實現(xiàn)。

我驚人發(fā)現(xiàn)，很多人是沒有“郵件正文”這個模塊的！很多人是看到想看的郵件后雙擊點開郵件，這樣就會彈出一個正文的窗口。閱讀完之后你還要再關(guān)閉?？纯矗@些多余的操作是多么的無效！

★設(shè)置路徑：試圖-布局

Tip4：郵件列表的精簡

這里我們要說交高效的郵件閱讀順序：先看主題，確定和自己有可能相關(guān)的留下，看下一個。和自己不相關(guān)的主題的郵件直接移到“已閱”，看下一個主題。然后將留下的郵件再一封封看正文是否和自己相關(guān)。

為什么不是看到和自己相關(guān)的主題的郵件就直接看正文呢？主要有兩點。第一，我們是集中時間處理郵件。也就是你必須要先將整體看完，判斷完輕重緩急。

很多人都是如下圖，我每次看到這樣的界面，我就知道閱讀郵件的效率肯定沒法高。我一直覺得這是反人類的閱讀設(shè)計。

不求一目千行，但可一目十行。以下是縮減后的，同樣的區(qū)域大小，比前一種多出2倍多。

★設(shè)置路徑：視圖-郵件預(yù)覽-關(guān)閉

Tip5：對話功能！絕對是精簡利器！

 這個看了很多知乎的高贊答案都沒有提到，這絕對是無比實用的功能。

這個功能的作用是將同一主題的郵件合并為一封（組）。這樣有三個好處：

1.方便追溯。你可以很好的看到關(guān)于這個主題都有哪些人何時發(fā)過什么郵件，點開左側(cè)三角圖標(biāo)如下圖：

2.高效閱讀。你可以集中看主題相關(guān)的郵件，而不用時不時收到一封打斷你的思路。

3.高效移動。一次性將該主題的全部郵件移動到對應(yīng)的文件夾。

       簡單來說就是你們批量處理郵件，以前看的20封郵件你處理20次，但其實都在講同一件事情。你設(shè)置對話之后，就像只收到一封，可以一次性處理。

★設(shè)置路徑：視圖-郵件-勾選“顯示為對話”。細(xì)節(jié)可以在下方的“對話設(shè)置”中調(diào)整。

Tip6：刪除不必要的列項目。

Outlook的郵件列表可以顯示諸如以下列內(nèi)容。你可以刪除自己不關(guān)注的列項目。保留諸如“發(fā)件人”“主題”“接收時間”等關(guān)鍵列，以精簡界面。

★設(shè)置路徑：再郵件列表點擊右鍵-視圖設(shè)置-列

Tip7：設(shè)置快捷鍵

快捷鍵可以將“移動到指定文件夾”實現(xiàn)秒操作。我設(shè)置了兩個平時最常用的快捷鍵。移動到“已閱”和“待處理”。我只需要按下ctrl+shift+1就可以將主收件箱的郵件秒扔進(jìn)“已閱”，這比手動拖動郵件輕松快捷多了。

★設(shè)置路徑：開始-快速步驟-新建快速步驟-移至文件夾-選項

Tip8：設(shè)置快速訪問工具欄

一般常用的功能也就十幾個，不如移動到快速訪問工具欄。這樣既可以節(jié)省版面（工具欄可隱藏），也可以快速找到自己常用的工具欄。

Tip9：免打擾

1.關(guān)閉“顯示新郵件桌面通知”。不停的彈出郵件提示無疑是注意力的殺手。那你將如何集中注意力思考呢？

2.僅在特定時段打開outlook集中處理郵件。很多新人會不停地刷新郵箱閱讀郵件，或者過幾分鐘就打開Outlook看看。養(yǎng)成了類似刷朋友圈的習(xí)慣和感覺。這無形中又偷走了我們很多時間和效率。這也是不可取的。比較好的做法，是常規(guī)狀態(tài)下關(guān)閉Outlook，只在一天特定的幾個時間段打開，集中處理郵件。

例如我，早上精力比較好，適合思考。那么我不會一來上班就打開Outlook，否則我就會被無數(shù)著火的郵件綁架的一點時間和精力不剩，而了無貢獻(xiàn)。

Tip10：收件人分組

很多人都不知道這個功能。這個比較適合經(jīng)常群發(fā)特定人群郵件的人。

我們可以將這部分特定人群收納進(jìn)一個組，以后每次要發(fā)這群人，就將組名錄入即可。這樣既節(jié)省了一個個錄入收件人的時間，也容易避免遺漏收件人。

★設(shè)置路徑：聯(lián)系人-新建聯(lián)系人組

Tip11：a good EA

如果你有一個大秘能夠幫你在在email中處理，轉(zhuǎn)發(fā)和分配任務(wù)，那你就當(dāng)我上面什么都沒寫吧。

★設(shè)置路徑：to be a leader first.