我們在系統(tǒng)學習了“RFI”、“RFQ”和“RFP”這三種常見的詢價方法之后，已經(jīng)初步解決了詢價過程中具體向供應商詢問什么的問題。

那么，我們下一步要學習的就是用何種方式向供應商詢價。一般公司根據(jù)項目預算金額的大小、項目的重要程度以及潛在供應商的情況，通常會采用非正式詢價、議價采購與招標這三種方式。

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非正式詢價

非正式詢價是采購通過郵件、傳真等方式將詢價單發(fā)送給潛在供應商，供應商進行報價或者提供方案的商業(yè)行為。

1.非正式議價的優(yōu)缺點

2.非正式詢價實施的過程中需要注意的問題

（1）非正式詢價是一種優(yōu)缺點都十分突出的詢價方式，幾乎所有的公司對于它的使用都有著嚴格的要求與控制。

一般情況下，公司會嚴格規(guī)定非核心項目預算在多少金額以內(nèi)可以采用非正式詢價；大于這個金額或者是核心項目必須采用招標的形式。而項目結(jié)束之后，公司的審計部門也會對項目進行嚴格的審核。

所以作為采購，如果選擇這種詢價的方式，首先要確保項目預算金額要符合公司的規(guī)定；其次，要確保詢價的項目不是影響公司命脈的主營業(yè)務；最后一定要確保詢價的流程、單據(jù)以及與供應商的往來郵件都嚴格符合公司的規(guī)定。

（2）在詢價的過程中，一定要注意公平性和保密性。例如：用BCC(Blind Carbon Copy 密送)的方式同時發(fā)送詢價郵件給所有供應商；有供應商詢問項目的相關(guān)問題，要將答案發(fā)送給所有的供應商；如果有二次或者多次議價，要同時和所有的供應商進行。

（3）詢價單當中的信息要明確

 A. 產(chǎn)品或者服務的名稱及要求要寫清楚，有一些關(guān)鍵詞匯的使用要專業(yè)，最好是行業(yè)內(nèi)部認可的詞匯。

 B. 詢價單上面的單位要明確“套”、“件”、“個”這些單位的使用，要符合行業(yè)內(nèi)部的要求。

 C. 詢價單上面要標明供應商最晚回復的日期，如果超過這個時間，意味著供應商自動放棄此次報價。

 D. 詢價單上面要求供應商的報價必須標明有效期。

 E. 在必要的情況下，詢價單上面要求供應商進行分項報價。

為了確保供應商的報價滿足上述5點的要求，作為采購應該提前設(shè)計好報價單模板，讓供應商進行填寫，而不是讓它們自由發(fā)揮，這樣也為后期的報價分析奠定了良好的基礎(chǔ)。

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議價采購

議價采購本質(zhì)上是非正式詢價的一種特殊形式。

非正式詢價的核心是三家比價，但是有一些產(chǎn)品或者服務因為客觀條件限制，沒法做到三家比價，就造成了只能和單一供應商進行議價的局面。由于沒有比價過程，所以后期審計更會著重關(guān)注，采購處理這樣的項目，更加要小心謹慎。

1.議價采購的優(yōu)缺點

1.議價采購實施過程中需要注意的問題

（1）在議價采購實施之前，采購要判斷項目是Sole Source （唯一采購） 還是 Single Source（單一采購），兩者的區(qū)別在于：

Sole Source （唯一采購）：客觀環(huán)境形成的唯一采購渠道，例如：政府紅頭文件要求采購的一些物品及服務，例如：二代身份證識別儀、大型活動的安保服務等等。如果是這種情況，那么采購的工作重點主要在于提高所要采購物品和服務的質(zhì)量，其次才是在保證質(zhì)量的前提下，盡量壓低價格。畢竟供應商處于市場壟斷地位，不會在價格方面輕易讓步。

Single Source（單一采購）：因為項目的要求或者公司的規(guī)定，主觀上形成的唯一采購渠道。例如：公司所有的電腦要采購Dell品牌的產(chǎn)品、公司需要采購某個特定網(wǎng)站上面的廣告服務等等。如果是這種情況，采購要著重判斷項目是否符合如下五點中任意一點，爭取可以引入其它供應商，形成充分競爭的局面。

 A. 同一地區(qū)，僅有這一家供應商有項目所需的物品或者服務。供應商最好能夠提出相應的證據(jù)。例如：品牌授權(quán)代理書、商標所有權(quán)證書、網(wǎng)站域名備案資料等等。

 B. 項目所需物品或者服務，只有一家供應商能夠全部一次性供應。采購需要與使用部門充分溝通，在使用部門書面確認分批供貨、多供應商供貨等類似方案都無效的情況下，這個情況才能夠成立。

 C. 確認項目所需物品是專利品，或原品牌的配件，不能以其它產(chǎn)品替代。即使是這種情況，采購也要盡量縮短采購渠道，盡量在專利所在或者原品牌的工廠購買，減少因為渠道因素所產(chǎn)生的額外費用。

 D. 與多個項目相關(guān)的使用部門溝通確認，項目所需的產(chǎn)品或服務，從多維度判斷只能單一采購。這些溝通必須形成書面文件，并且由這些部門的領(lǐng)導簽字確認，之后發(fā)給采購進行備案。

 E. 計劃進行非正式詢價或招標，只有一家參加。這種情況，要與不參加的供應商充分溝通，明確他們不參加的原因。如果是供應商對項目的理解不夠充分，要召開相關(guān)的說明會，對供應商所關(guān)心的問題進行解答，爭取他們可以參加相應的非正式詢價或招標。如果確實有客觀原因?qū)е鹿滩荒軈⒓臃钦皆儍r或招標，供應商要發(fā)送書面材料給采購，說明原因，采購收到之后進行備案。

（2） 議價采購是一種明顯弊大于利的采購方式。也可以說是采購的無奈之舉。所以相關(guān)的審計部門一定會重點關(guān)照！所以作為采購一定要做到：

 A. 議價采購需要整個項目相關(guān)部門集體判斷并批準實施。

 B. 議價采購所有的流程必須書面化，必要的時候需要拿到與這一流程相關(guān)部門領(lǐng)導的審批。

 C. 采購一定要將相關(guān)資料和審批及時歸檔。

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招標

招標是指買方事先發(fā)出招標通告，對所需產(chǎn)品或服務提出相應的要求和交易條件，邀請賣方在規(guī)定的時間、地點參與投標的行為。

1.招標的五個階段

（1）招標

 A. 審核采購內(nèi)容、確認采購方式、設(shè)定參與投標供應商的標準等。

 B. 制作和發(fā)出招標邀請書。

（2）投標

供應商在投標截止日期之前將完成的標書送達指定地點。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在一般情況下，投標都采用線上系統(tǒng)投標。

（3）開標

基于項目的整體需求，由使用部門、采購部以及其它關(guān)聯(lián)部門共同決定底價。

（4）決標

 A. 對供應商的標書進行價格和條款審核，綜合評定，確認最終的中標供應商。

 B. 通過中標通知書，將中標結(jié)果通知參與投標的供應商。

（5）簽約

依據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定，與中標的供應商簽署合同或者訂單。供應商提供相應的產(chǎn)品或者服務。

2.招標的優(yōu)缺點

3.議價采購實施的過程中需要注意的事項

（1）招標整體來看是利大于弊的一種的采購方式。如果條件允許，采購要盡量采用這種方式。

（2）因為招標整個過程會涉及到多個部門，如果中間有一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，重新進行招標，那么相關(guān)部門都會埋怨主持招標的采購，因此，在招標的前中后三個時間段上面要反復和供應商強調(diào)時間的問題。

 A. 前期：采購統(tǒng)一給參與招標的供應商發(fā)送BCC(Blind Carbon Copy 密送)的郵件，強調(diào)時間節(jié)點，并且一定要收到供應商的書面回復。

 B. 中期：采購時刻關(guān)注供應商的投標情況，在招標結(jié)束的前一天，郵件進行提醒。招標結(jié)束前3個小時之內(nèi)，每隔1個小時，電話提醒。

 C. 后期：如果確實有供應商沒有完成最后的投標，采購要書面詢問沒有參與投標的原因，并且得到供應商的書面回復。

（3）招標開始的時候，需要向供應商發(fā)送招標邀請書，其中應該體現(xiàn)如下內(nèi)容：

 A. 報價有效期和報價截止日期。

 B. 對供應商資質(zhì)的要求，并要求其提供相應的證明文件。

 C. 所需產(chǎn)品或者服務的描述及相關(guān)參數(shù)。

 D. 項目的時間節(jié)點。

 E. 賬期：一定要明確賬期是自然日還是工作日。

 F. 交貨地點和貿(mào)易條款，國際貿(mào)易時，這點就更顯得尤為重要。

 G. 質(zhì)量要求，要明確最終的驗貨方法，以及出現(xiàn)問題的解決方案。

 H. 特殊要求：例如：生產(chǎn)用的工具、模具等，這些費用、所有權(quán)是如何規(guī)定和劃分的，需要采購提前想好。

 I. 合同模板（含質(zhì)保協(xié)議等）,為后期簽訂合同打好基礎(chǔ)。

 J. 最小起訂量和訂貨周期。

 K. 買方負責招標的聯(lián)系人、地址、電話和郵箱。

以上就是采購在日常生活中可能會常用到的三種詢價方式。

在實際的使用過程中，采購不必拘泥于其中一種方式，完全可以幾種方法混合使用。例如：先采用非正式詢價，初步篩選出目標供應商。然后再使用議價采購，逐條落實采購需求和價格。在實際的采購工作中，相關(guān)的采購需求往往是隨著項目的推進而變化的，采購只有見招拆招，靈活使用這三種詢價方式才能無望而不利！