“我們公司的采購最好干了，油水多還不受監(jiān)督?！?br>

在筆者參與的一次采購合規(guī)管理咨詢中，在向其他部門收集對采購部的評價時，一位相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)毫不掩飾的說出自己的看法。

關(guān)于油水多，作為咨詢顧問的筆者不便深問，無非就是某個采購員找供應(yīng)商索要回扣之事敗露，甚至背后還有采購領(lǐng)導(dǎo)者的影子，old story。

這些捕風(fēng)捉影的事情對咨詢無益。

但是對于“不受監(jiān)控”的說法，我是非管不可，因為這涉及到組織和流程的健康度。

01

“不受監(jiān)督”

“不受監(jiān)督是指？”我深挖。

“他們與供應(yīng)商的議價過程不透明，沒有其他部門在場?！边@位領(lǐng)導(dǎo)振振有詞。

我更加疑惑了，接著問：“可是，其他部門在場有什么用呢？

據(jù)我所知，采購部已經(jīng)規(guī)定，每次議價至少會派兩個人參與，符合“four eyes principle ”。

而且，如果有其他部門，如需求部門參與，一旦出現(xiàn)貪腐問題就說不清了，因為需求部門也可能與供應(yīng)商有不清不楚的關(guān)系?！?/p>

這位領(lǐng)導(dǎo)聽了我的說辭，有些賭氣的說：“身正不怕影斜，我就想知道采購部到底怕什么？”

我趕緊解釋說：“這不是怕不怕的問題，而是如何有效監(jiān)控的問題。

請問，相關(guān)部門參與議價，除了增加管理費用，能給企業(yè)帶來什么價值？

即使采購與供應(yīng)商有不正當關(guān)系，你們參與議價能看出來嗎？

可能人家早就溝通好了，議價只是走個過程，你們能找到什么證據(jù)呢？”

這位領(lǐng)導(dǎo)把我的話聽進去了，想了一會，無奈的說：“是老板要求我們這么做的。

之前出現(xiàn)過采購員的貪腐行為，導(dǎo)致老板不再信任采購部，轉(zhuǎn)而要求其他部門監(jiān)控采購部?！?/p>

我點了點頭，說：“目的沒錯，采購工作一定要受到監(jiān)控，否則什么亂子都能出。

但是，這不能靠人治，而要靠法治。

據(jù)我觀察，你們公司除了安排相關(guān)部門參與采購工作的過程，還安排你們參與定商定價與采購合同的審批。

我就問你，你在審批采購合同時，會把所有采購合同從頭到尾讀一遍嗎？合同出問題你負什么責？”

“哈哈，我們公司從來都是誰干活誰負責?！睂Ψ讲缓靡馑嫉男α?。

“哈哈，看來，在你們公司當官最合適?！蔽乙残α?。

02

采購內(nèi)控

聊到這里，不知有多少讀者感同身受。

沒錯，以上描述的場景，就是絕大多數(shù)企業(yè)對采購的監(jiān)控辦法，不但低效，甚至無效。

要知道，采購的內(nèi)控可不是這么管的。

采購內(nèi)控的管理重點是事事有規(guī)定，事事有監(jiān)督，必須邀請相關(guān)部門共同決策，決策的過程和結(jié)果必須公開透明。

這就對采購領(lǐng)導(dǎo)者的管理能力提出了極大的挑戰(zhàn)。

一方面采購領(lǐng)導(dǎo)者要爭取到高層的充分授權(quán)，確保采購戰(zhàn)略能夠貫徹到底，打造一直強執(zhí)行的采購團隊。

甚至能夠推動其他部門執(zhí)行采購戰(zhàn)略以便形成合力，決不允許“上有政策、下有對策”的現(xiàn)象出現(xiàn)。

另一方面，采購領(lǐng)導(dǎo)者要通過科學(xué)的內(nèi)控管理令高層及相關(guān)部門放心。

其理論基礎(chǔ)是，只有在強監(jiān)控的情況下，采購領(lǐng)導(dǎo)者才能擁有強執(zhí)行的權(quán)力，才能通過強執(zhí)行來獲得最大的業(yè)績，從而不斷提升采購部的地位。

否則采購部不是因為沒有權(quán)力而地位低下，就是因為不受監(jiān)控而烏煙瘴氣。

可見，想要同時做到強執(zhí)行與強監(jiān)控，采購管理者首先要做到科學(xué)的內(nèi)控管理。

03

內(nèi)控管理

怎么做呢？

內(nèi)控管理一定要打組合拳。

經(jīng)過調(diào)研，筆者總結(jié)以下五點：

01

采購部內(nèi)部要做到多級管理

例如總監(jiān)—經(jīng)理—主管—采購員。

注意，每個級別都要有清晰的權(quán)責利，不是說老大指揮，小弟背鍋。

而是老大干錯老大背鍋，小弟可以向公司獨立的內(nèi)控部門告發(fā)老大的違規(guī)行為，真正做到相互監(jiān)督。

這一點對企業(yè)的合規(guī)管理水平要求很高，在現(xiàn)實中往往只有世界500強企業(yè)才能做到。

02

規(guī)定到細節(jié)，堅決零容忍

例如，采購員不得接受供應(yīng)商的吃飯邀請。

只能接受帶有供應(yīng)商的公司logo的禮品，且價值不得高于200元。

不得在未簽署保密協(xié)議的情況下向供應(yīng)商發(fā)送圖紙等等。

一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，必須堅決執(zhí)行“零容忍政策”，立即開除，決不允許討價還價。

03

按不相容原則梳理崗位職責

不相容原則的目的是防止任何人在一個組織中在犯錯的同時能夠掩蓋錯誤。

因此，提出采購需求的崗位、定商定價和下發(fā)訂單的崗位、驗收入庫的崗位和付款的崗位都應(yīng)該由完全不同的人來擔任。

在采購部內(nèi)部，采購領(lǐng)導(dǎo)者可以繼續(xù)將尋源、招標、下單與供應(yīng)商管理的職能拆分給不同的人負責，保證過程透明、采購陽光。

04

組成采購委員會

在關(guān)鍵決策點（如定商定價、供應(yīng)商的退出等），由多個內(nèi)部相關(guān)方共同決策，而不是采購部自行決定。

但是，采購部作為代表公司與供應(yīng)商進行商務(wù)交流的唯一授權(quán)窗口，不應(yīng)允許其他部門參與其中，否則一旦出現(xiàn)不合規(guī)的問題無法追責。

05

建立多級審查制度

采購部門內(nèi)部既要定期對采購部的組織、流程和記錄自查，確保合規(guī)，也要監(jiān)督其他部門在與供應(yīng)商來往時的合規(guī)性。

公司的內(nèi)控部要定期對各部門（包括采購部）進行全面審查。

外審機構(gòu)每年也要對采購部進行全面審查。

要知道，在各級審查中發(fā)現(xiàn)的任何采購違規(guī)問題，采購領(lǐng)導(dǎo)者都難逃其咎。

因此，內(nèi)控管理是一件采購領(lǐng)導(dǎo)者無論怎么強調(diào)都不過分的事情。

只有做好以上五點，采購領(lǐng)導(dǎo)者才能讓老板放心、相關(guān)部門滿意、員工服氣，用科學(xué)的內(nèi)控管理換取強執(zhí)行的權(quán)力，從而為企業(yè)創(chuàng)造價值，提升采購部的地位，獲得更大的個人發(fā)展空間。