之前曾經(jīng)跟大家在公眾號(hào)內(nèi)預(yù)告過，近期有計(jì)劃寫一篇文章，專門來分享項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)。恰好最近辦了一件大事兒——結(jié)婚，用的就是項(xiàng)目管理的思路，所以，今天就斗膽以“準(zhǔn)備一場(chǎng)婚禮”這件事兒來跟大家做這場(chǎng)分享。

一、什么是項(xiàng)目？

通過一段時(shí)間的努力，創(chuàng)造或提供一種獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或結(jié)果。比如解決一個(gè)問題，實(shí)現(xiàn)一個(gè)結(jié)果等。

項(xiàng)目的特點(diǎn)是：一次性，有始有終（開始和結(jié)束時(shí)間）；可交付成果具有獨(dú)特性；實(shí)現(xiàn)某個(gè)具體的目標(biāo)（成功標(biāo)準(zhǔn)）；項(xiàng)目受到一些約束（時(shí)間、質(zhì)量、成本）；項(xiàng)目是由人執(zhí)行；分階段、滾動(dòng)式的管理方法；經(jīng)常跨越組織邊界（跨部門）；通過計(jì)劃和控制來防止失敗。

二、什么是項(xiàng)目管理？

通過使用知識(shí)、技能、工具和方法來組織、計(jì)劃、實(shí)施并監(jiān)控項(xiàng)目活動(dòng)，使之滿足項(xiàng)目需要。

項(xiàng)目管理的特點(diǎn)是：過程、管理系統(tǒng)、方法的集合；有效的計(jì)劃和控制；是對(duì)項(xiàng)目、項(xiàng)目群、項(xiàng)目組合的管理；項(xiàng)目管理既是管理科學(xué)，也是管理藝術(shù)。

一、項(xiàng)目啟動(dòng)階段

啟動(dòng)階段要做好項(xiàng)目需求的識(shí)別、確定項(xiàng)目的目標(biāo)、定義項(xiàng)目干系人的期望、描述基本的項(xiàng)目范圍、選擇關(guān)鍵的項(xiàng)目組成員。

這個(gè)階段一定要弄清楚一件事兒——成功標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要跟項(xiàng)目的干系人達(dá)成一致，不然，后面的很多工作，做了也可能白做。

項(xiàng)目經(jīng)理通常由老板指派，因?yàn)樗芽氐氖钦w的項(xiàng)目推進(jìn)，所以，一定是一個(gè)具備大局觀的人，此外，起碼要熟知項(xiàng)目推進(jìn)過程中的大部分工作內(nèi)容（過往的經(jīng)驗(yàn)）。除了一些硬技能之外，還要具備軟技能，比如，領(lǐng)導(dǎo)能力、團(tuán)隊(duì)建設(shè)能力、協(xié)調(diào)能力、溝通能力、激勵(lì)能力等。

項(xiàng)目啟動(dòng)團(tuán)隊(duì)的核心成員大部分是由項(xiàng)目經(jīng)理來挑選的，他們每個(gè)人必須是每個(gè)領(lǐng)域的專才，做事情能夠獨(dú)擋一面，通常是某個(gè)崗位的技能標(biāo)兵或者掌握一定資源的人（如部門經(jīng)理）。

二、項(xiàng)目計(jì)劃階段

計(jì)劃階段最主要的就是規(guī)劃。一張項(xiàng)目啟動(dòng)計(jì)劃表，至少要體現(xiàn)出來：工作事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃開始時(shí)間、計(jì)劃完成時(shí)間、跟進(jìn)狀態(tài)（正常、延遲、未開始、已完成）、備注（主要用來在回顧時(shí)做一些簡(jiǎn)要的說明）。

達(dá)成項(xiàng)目的目標(biāo)所需要做的關(guān)鍵事項(xiàng)，以及關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，稱之為項(xiàng)目里程碑（跟外企打交道的朋友應(yīng)該熟悉milestone這個(gè)詞），它的重要性不言而喻，客戶或者老板因?yàn)槠綍r(shí)工作較忙，他們關(guān)注最多的就是項(xiàng)目里程碑是否如期完成。一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)計(jì)劃中所包含的工作項(xiàng)，大約有20%屬于里程碑。

需要特別注意的是，項(xiàng)目啟動(dòng)計(jì)劃一定要得到相應(yīng)的項(xiàng)目干系人的批準(zhǔn)。

除了項(xiàng)目啟動(dòng)計(jì)劃之外，是要配套地制定更小范圍的輔助計(jì)劃表，這個(gè)計(jì)劃主要由各個(gè)工作項(xiàng)的負(fù)責(zé)人來制定。

舉個(gè)例子，比如某個(gè)人負(fù)責(zé)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)招聘30人，這個(gè)工作項(xiàng)是體現(xiàn)在啟動(dòng)計(jì)劃之中的，但對(duì)于招聘人員來講，如何達(dá)成呢？他就需要細(xì)化，比如確定用人部門的具體崗位需求、制作招聘信息、招聘信息在哪些平臺(tái)發(fā)布（線上招聘）、什么時(shí)間去做校招、什么時(shí)間去做社招等。

二、項(xiàng)目實(shí)施階段

實(shí)施階段要做好執(zhí)行計(jì)劃所需的資源的保證、定期組織會(huì)議和團(tuán)隊(duì)成員開會(huì)、監(jiān)控各個(gè)模塊工作的推進(jìn)情況、衡量各個(gè)負(fù)責(zé)人的績(jī)效、識(shí)別推進(jìn)過程中所遇到的問題或者潛在的風(fēng)險(xiǎn)并及時(shí)解決、及時(shí)向項(xiàng)目干系人匯報(bào)進(jìn)展。

有關(guān)資源保證方面，因?yàn)轫?xiàng)目啟動(dòng)團(tuán)隊(duì)的成員都是從各部門抽調(diào)過來的，所以，他們?cè)谧鍪虑闀r(shí)，話語權(quán)相對(duì)比較小，尤其是涉及到需要一些資源來支持時(shí)，可能不會(huì)被資源的提供者重視，這個(gè)時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理就要及時(shí)站出來。

關(guān)于項(xiàng)目例會(huì)方面，由于平時(shí)每個(gè)人都是各自負(fù)責(zé)一塊，相互之間溝通的少，信息就會(huì)不對(duì)稱。而例會(huì)的作用，就可以讓大家都能知曉整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度以及最新的要求。當(dāng)某個(gè)工作事項(xiàng)發(fā)生延遲/提前完成時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就可以統(tǒng)籌安排，使各種資源得到最優(yōu)化的配置。

需要注意的是，對(duì)于一些突發(fā)事件或者可以預(yù)測(cè)到的風(fēng)險(xiǎn)，需要討論或者匯報(bào)時(shí)，千萬不要等到召開例會(huì)時(shí)再反饋，每個(gè)板塊的負(fù)責(zé)人，都有義務(wù)臨時(shí)發(fā)起會(huì)議，把損失降到最小。

向項(xiàng)目干系人匯報(bào)進(jìn)度，大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理都知道這件事兒比較重要。但很多人卻做的不夠好，比如，只挑成績(jī)匯報(bào)，不說問題；又如，覺得項(xiàng)目推進(jìn)正常，沒必要匯報(bào)。這些都是錯(cuò)誤的，匯報(bào)工作不光要報(bào)喜，最主要的要匯報(bào)現(xiàn)階段遇到的困難、你的建議，以及希望得到的支持，報(bào)喜不報(bào)憂有可能會(huì)造成整個(gè)項(xiàng)目的交付延遲，這對(duì)于項(xiàng)目干系人來講，是不能容忍的；不能因?yàn)橥七M(jìn)的正常就不匯報(bào)，項(xiàng)目干系人希望所有的事情都可控，如果少了匯報(bào)的環(huán)節(jié)，他們會(huì)產(chǎn)生“失控”的焦慮，有可能會(huì)反過來找你問，這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理就比較被動(dòng)了。

三、項(xiàng)目監(jiān)督階段

監(jiān)督階段主要是關(guān)注計(jì)劃與實(shí)施是否發(fā)生偏差，及時(shí)識(shí)別計(jì)劃的偏離，采取矯正措施以使實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃保持一致；接受和評(píng)估來自項(xiàng)目干系人的項(xiàng)目變更請(qǐng)求；必要時(shí)重新調(diào)整項(xiàng)目活動(dòng)、必要時(shí)調(diào)整資源水平；得到授權(quán)者批準(zhǔn)后，變更項(xiàng)目范圍；調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)并獲得項(xiàng)目干系人的許可。

計(jì)劃在推進(jìn)過程中，難免會(huì)發(fā)生一些突發(fā)狀況，這都是可以理解的，作為項(xiàng)目經(jīng)理，如果是項(xiàng)目干系人的請(qǐng)求發(fā)生變更，就要及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)和推進(jìn)計(jì)劃。如果是因?yàn)閳?zhí)行走樣，則要及時(shí)站出來進(jìn)行矯正，尤其是要關(guān)注那種工作事項(xiàng)之間有先后順序的，比如只有招聘到了人以后，才能開展培訓(xùn)工作，只有培訓(xùn)合格才能上崗。那么如果招聘工作發(fā)生偏差，不及時(shí)調(diào)整，不及時(shí)協(xié)調(diào)更多的資源過來加強(qiáng)招聘的隊(duì)伍，那么后續(xù)的很多工作都會(huì)延誤。

另外，在監(jiān)督階段，如果發(fā)現(xiàn)有些負(fù)責(zé)人存在消極怠工等不負(fù)責(zé)任的情況，要及時(shí)叫停，必要時(shí)直接將此人踢出啟動(dòng)團(tuán)隊(duì)。

四、項(xiàng)目收尾階段

收尾階段要做好以下幾件事兒：和包含項(xiàng)目組成員在內(nèi)的項(xiàng)目干系人一起評(píng)估項(xiàng)目過程/成果是否達(dá)到成功標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)做的好的要給予獎(jiǎng)勵(lì)，不好的給予處罰；總結(jié)項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)；撰寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告；關(guān)閉項(xiàng)目啟動(dòng)小組，成員回歸到各自的崗位中。

影響項(xiàng)目成功的因素如下：

項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍是否明確；是否獲得領(lǐng)導(dǎo)的積極支持；項(xiàng)目的組織是否健全、穩(wěn)定；是否建立了有序的、有效的、良好的溝通渠道；是否建立了良好的、積極的、團(tuán)隊(duì)合作的氛圍；項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)。

造成項(xiàng)目失敗的教訓(xùn)如下：

缺少必須承擔(dān)的義務(wù)和方向；沒有項(xiàng)目策略上的一致性；不明確的目的/目標(biāo)；組織與項(xiàng)目目標(biāo)不一致；資源限制；不明確的職責(zé)；不斷變化的要求；不規(guī)范、低效的溝通。

一、婚禮籌備啟動(dòng)

明確成功標(biāo)準(zhǔn)。在2018年8月18日，迎親、婚禮慶典儀式和答謝午宴順利圓滿。

確定項(xiàng)目范圍。我羅列了十個(gè)大的事項(xiàng)：婚禮籌備小組人員的確定及分工（人員）；資金預(yù)算管理（成本）；老家房子裝修布置；東北家人的往返出行及登封當(dāng)?shù)氐氖?、宿、游玩；嗩吶班（文藝演出?duì)伍）采購(gòu)；迎親車隊(duì)采購(gòu)；答謝午宴供應(yīng)商采購(gòu)（農(nóng)村的流水席）；煙、酒、瓜子、糖等副食品采購(gòu)；新娘首飾采購(gòu)、化妝及衣服準(zhǔn)備；婚禮當(dāng)天的現(xiàn)場(chǎng)安排。

挑選項(xiàng)目成員。這里講求的就是因事設(shè)人，根據(jù)上面羅列的事項(xiàng)安排最合適的人選。

二、制定啟動(dòng)計(jì)劃

啟動(dòng)計(jì)劃表的表頭下方，要把成功標(biāo)準(zhǔn)清楚地寫出來，以便大家都清楚最終的目標(biāo)。接下來就是根據(jù)十個(gè)準(zhǔn)備事項(xiàng)來填寫對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人以及計(jì)劃開始時(shí)間和計(jì)劃完成時(shí)間、完成狀態(tài)以及備注。

對(duì)于開始時(shí)間的把控，大家掌握好一個(gè)原則，對(duì)于能獨(dú)立開展的工作，盡量安排并行推進(jìn)，這樣可以節(jié)省時(shí)間，比如嗩吶班的采購(gòu)和迎親車隊(duì)的采購(gòu)，這兩個(gè)事項(xiàng)就是獨(dú)立的，互不干涉，那就可以安排同時(shí)推進(jìn)；對(duì)于有前后順序的，前一個(gè)事項(xiàng)盡量早點(diǎn)開始，這樣即使執(zhí)行過程中稍微有點(diǎn)延遲，起碼給自己留的還有富余量，不會(huì)影響大局。

三、各負(fù)責(zé)人推進(jìn)

各負(fù)責(zé)人按照各自的分工，針對(duì)自己所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，細(xì)化出來輔助計(jì)劃并執(zhí)行。給大家舉兩個(gè)例子：

答謝午宴供應(yīng)商的采購(gòu)。負(fù)責(zé)人需要羅列出來：總共需要招待多少桌、每桌的餐費(fèi)預(yù)算、餐食的標(biāo)準(zhǔn)（多少?zèng)霾恕⒍嗌贌岵?、主食、飲料等）、全包還是半包、計(jì)劃約談哪幾家等。

對(duì)于迎親車隊(duì)的采購(gòu)，需要羅列如下事項(xiàng)：主彩車/副彩車/其他迎親車的標(biāo)準(zhǔn)（主要是什么品牌的車、車型是轎車還是SUV、車輛的顏色）、主副彩車的裝飾標(biāo)準(zhǔn)、車輛裝飾的預(yù)算、迎親車的紅包標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)婚當(dāng)天的三個(gè)時(shí)間點(diǎn)明確（幾點(diǎn)到新郎家、幾點(diǎn)到達(dá)酒店、幾點(diǎn)到達(dá)婚禮儀式現(xiàn)場(chǎng)）等。

所列的事項(xiàng)要一項(xiàng)一項(xiàng)推進(jìn)。

四、監(jiān)督計(jì)劃實(shí)施

因?yàn)槲移綍r(shí)在天津工作，加上老家人不太習(xí)慣這種啟動(dòng)計(jì)劃的方式，所以，關(guān)于婚禮的籌備進(jìn)度，主要靠打電話了解。整個(gè)準(zhǔn)備過程倒是沒有出現(xiàn)太大的變化，基本上都在可控的范圍之內(nèi)。

在這里要特別補(bǔ)充一點(diǎn)，對(duì)于計(jì)劃執(zhí)行中可以預(yù)見到的風(fēng)險(xiǎn)，最好提前制定應(yīng)急預(yù)案，比如天氣因素，這個(gè)是不可控的，尤其是在室外擺酒的情況，你不知道老天爺當(dāng)天是晴還是下雨。

我們結(jié)婚那天就趕上了下雨，幸虧提前考慮到了，雖然多少會(huì)影響些心情，但不至于讓午餐擱置（真不敢想象當(dāng)天如果沒有提前搭建雨棚，40多桌人在雨中吃飯是什么景象，那真的會(huì)很尷尬）。

五、婚禮結(jié)束收尾

婚禮舉辦的很成功，雖然天公不作美，但無論是東北的家人還是其他到場(chǎng)的鄰里鄉(xiāng)親，都對(duì)這次準(zhǔn)備給予了肯定，很圓滿。婚禮結(jié)束，意味著籌備小組也隨之解散。當(dāng)天下午和隨后的一天，我跟父親專程帶著禮物到各負(fù)責(zé)人的家中表示感謝。

今天的這份小結(jié)，也算是一份簡(jiǎn)易的項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告啦。

以上，希望對(duì)你有所幫助！

祝近安！

作者介紹：

馮銀川，85后丨央企物流總監(jiān)丨天津大學(xué)MBA丨馬拉松跑者。

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