采購(gòu)A

購(gòu)買數(shù)量越大，采購(gòu)成本越低，我們要追求采購(gòu)批量化、規(guī)?；?。

采購(gòu)B

到貨延誤會(huì)影響生產(chǎn)和交貨，我們要讓供應(yīng)商盡早交貨，以免隱患。

大家好，我是幸鳳梅。

有一天，我在與兩位同事聊天時(shí)，了解到他們的以上想法。

突然想到初入職場(chǎng)時(shí)的自己，覺(jué)得可以根據(jù)自己多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，與大家分享采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理的那些事。

外部風(fēng)險(xiǎn)

首先，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分為外部風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。

其中外部風(fēng)險(xiǎn)包括：

（▲采購(gòu)?fù)獠匡L(fēng)險(xiǎn)圖）

（1）合同風(fēng)險(xiǎn)

供應(yīng)商以虛假的合同主體身份與采購(gòu)方訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保;

供應(yīng)商接受采購(gòu)方給付的貨款、預(yù)付款、擔(dān)保財(cái)產(chǎn)后逃之夭夭；

簽訂空頭合同，而供應(yīng)商本身是"皮包公司"，將騙來(lái)的合同轉(zhuǎn)包，從中謀利，而所需的物資則無(wú)法保證。

（2）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)的制造產(chǎn)品由于技術(shù)進(jìn)步引起貶值、無(wú)形損耗甚至被淘汰，導(dǎo)致原有的采購(gòu)原材料積壓或者因質(zhì)量不符合要求而造成損失。

（3）采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致加工產(chǎn)品未達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，或給用戶造成經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽(yù)等方面的損失;

因采購(gòu)的原材料質(zhì)量有問(wèn)題，直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量、制造加工與交貨期，從而降低企業(yè)信譽(yù)和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力。

（4）價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

物資采購(gòu)時(shí)對(duì)市場(chǎng)行情估計(jì)不準(zhǔn)，盲目進(jìn)貨，造成價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。

例如，在2021年，銅價(jià)一直飆升，前期按照舊價(jià)格的投標(biāo)項(xiàng)目，成本會(huì)不可控，影響項(xiàng)目毛利。

（5）意外風(fēng)險(xiǎn)

各種自然災(zāi)害（地震、火災(zāi)、疫情）、政府政策調(diào)控（限水限電）等不可抗力的風(fēng)險(xiǎn)，影響采購(gòu)合同的履行。

內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

講完采購(gòu)面臨的外部風(fēng)險(xiǎn)，我們?cè)賮?lái)看看內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)都有哪些。

包括以下五個(gè)風(fēng)險(xiǎn)：

（▲采購(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)圖）

（1）計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)

因市場(chǎng)需求發(fā)生變動(dòng)，影響到采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性。

采購(gòu)計(jì)劃管理流程不適當(dāng)或不科學(xué)，與實(shí)際需求發(fā)生較大偏離。

（2）驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

供應(yīng)商在數(shù)量上缺斤短兩；

在質(zhì)量上魚(yú)目混珠，以次充好；

在規(guī)格上貨不對(duì)路，不符合規(guī)定要求。

（3）存量風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)量過(guò)少，不能及時(shí)滿足生產(chǎn)需要，引發(fā)缺貨損失風(fēng)險(xiǎn)；

采購(gòu)量過(guò)多，使大量資金沉淀于庫(kù)存中，引發(fā)存貨呆滯風(fēng)險(xiǎn)。

（4）責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)

合同簽約過(guò)程中，由于工作人員責(zé)任心不強(qiáng)未能把好合同關(guān)，造成合同糾紛;

或是采購(gòu)人員假公濟(jì)私、收受回扣、謀取私利。

（5）管理風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)部管理不規(guī)范，內(nèi)部流程銜接不暢，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率低，預(yù)留給采購(gòu)的談判時(shí)間、貨期時(shí)間、物流時(shí)間等都不充裕，影響采購(gòu)工作效果。

風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)的影響程度

上述采購(gòu)員A的想法，就會(huì)產(chǎn)生“存量風(fēng)險(xiǎn)”，雖然滿足采購(gòu)的降本要求，但會(huì)導(dǎo)致多余庫(kù)存，甚至造成呆滯。

采購(gòu)員B的想法則會(huì)產(chǎn)生“管理風(fēng)險(xiǎn)”，雖然滿足了交付及時(shí)的要求，但越早交貨，供應(yīng)商的賬期就越早起算，公司的資金成本會(huì)相應(yīng)增加。

在日常的采購(gòu)工作中，上述風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，筆者依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)工作的影響程度，將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)劃分為五類。

（▲采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)工作的影響程度）

其中發(fā)生概率較高的“②實(shí)際需求與預(yù)測(cè)的偏差”和“④供應(yīng)鏈斷貨”，處理起來(lái)幾乎占了采購(gòu)工作80%的工作量。 

而①原材料價(jià)格上漲，③重大質(zhì)量問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)和⑤部件設(shè)計(jì)缺陷的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)生的概率相對(duì)較低。

“②實(shí)際需求與預(yù)測(cè)的偏差”會(huì)涉及到我們以上概括的計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、存量風(fēng)險(xiǎn)、意外風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)。

而“④供應(yīng)鏈斷貨”則涉及到我們以上概括的合同風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)。

規(guī)避或應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)

那么問(wèn)題來(lái)了，如何規(guī)避或應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)呢？

最常用的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)處理的邏輯是事前管理（建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制）和事后管理（建立快速反應(yīng)機(jī)制）。

下面筆者通過(guò)一個(gè)案例來(lái)講解：

2019年2月，我司需要采購(gòu)2顆施耐德的交流接觸器。

該交流接觸器屬于獨(dú)家供貨，其工廠在武漢。

因疫情期間武漢封城，導(dǎo)致所有工廠停業(yè)，原定于3月15日出貨的計(jì)劃無(wú)法達(dá)成，而我司與客戶簽署的違約罰則為100萬(wàn)元/周。

怎么辦？

我首先想到的是采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)處理中的快速反應(yīng)機(jī)制并采取以下行動(dòng)：

01

尋找替代方案

與技術(shù)溝通，尋找可替代的品牌和料號(hào)。

02

直接與原廠對(duì)接

通過(guò)供應(yīng)商（代理商）與施耐德原廠溝通，是否能從其他區(qū)域調(diào)貨。

03

借助客戶的力量

通過(guò)銷售找客戶關(guān)系，與原廠的更高層取得溝通，并將找貨范圍擴(kuò)大到施耐德國(guó)外工廠。

04

全球?qū)ぴ?/p>

尋找到施耐德德國(guó)生產(chǎn)的型號(hào)，與此2個(gè)國(guó)產(chǎn)型號(hào)能一一對(duì)應(yīng)上。

05

與供應(yīng)商的高層對(duì)話

與原廠更高層求助，優(yōu)先分貨給我司，并走加急空運(yùn)到江門(mén)（由于反應(yīng)及時(shí)，從開(kāi)始至收貨，沒(méi)有超過(guò)3周。）

06

借助不可抗力

同時(shí)，銷售也一直在與客戶溝通我司處理的進(jìn)度，陳述疫情不可抗，緩和客戶情緒，盡可能降低違約金。

07

維護(hù)公司的利益

加強(qiáng)合同管理，將延期交付造成的我司額外加急運(yùn)費(fèi)和客戶延期交付違約罰則轉(zhuǎn)嫁給供應(yīng)商，與供應(yīng)商就賠償事宜進(jìn)行談判。

接著，我開(kāi)始了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)處理的第二步——建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的機(jī)制，步驟如下：

01

預(yù)警瓶頸物料

排查技術(shù)方案。

核心部件要有2~3個(gè)品牌及型號(hào)的替代方案。

02

合同過(guò)程控制

加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程監(jiān)控。

對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行、供應(yīng)商的產(chǎn)能、生產(chǎn)進(jìn)度、物流進(jìn)度、供應(yīng)市場(chǎng)以跟蹤表的形式定期監(jiān)控，并告知相關(guān)部門(mén)。

03

優(yōu)化信息系統(tǒng)

加強(qiáng)供應(yīng)端的信息交流。

通過(guò)實(shí)施ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資流、信息流和資金流的三流合一。將上述采購(gòu)過(guò)程監(jiān)控信息實(shí)時(shí)共享給計(jì)劃、生產(chǎn)、質(zhì)量等相關(guān)部門(mén)。

通過(guò)前后控制、兩面夾擊的管理方法，我能夠?qū)⒉少?gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制到最低，將公司損失控制到最小，故非常推薦采購(gòu)伙伴們一起來(lái)實(shí)踐。